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Especialista en compras y presupuesto de TI

Job Introduction

Administra el presupuesto y las actividades de adquisiciones relacionadas con el cambio y la tecnología de la información, junto con el área de compras en Finanzas. Garantiza que los servicios de Proyecto, los productos de TI y los servicios de TI (hardware, software, servicios de mantenimiento y soporte, etc.) se compren de la manera más rentable y oportuna. Supervisa la evaluación y selección de proveedores, así como la negociación de contratos de compra o acuerdos de nivel de servicio. Maneja problemas con proveedores o productos según sea necesario. Asegura que se cumplan los hitos del proyecto y del departamento, al tiempo que se adhieren a los presupuestos aprobados.   

 Garantiza que las facturas cumplan con los requisitos, términos, aprobaciones y condiciones definidas en los contratos antes de que se paguen.  

Role Responsibility

Departamento y Gestión Presupuestaria de Programas/Proyectos:  

  • Administrador de facturas: Programas y TI en general; Desglose por Equipos dentro de TI (Infraestructura | Desarrollo | Equipo de Cambio) 

  • Busca aprobaciones basadas en límites de monto y asignación de gastos; Trabaja con finanzas para el procesamiento de pagos.  

  • Gestión de la bandeja de entrada de facturas 

  • Presupuesto y previsión - Gestión adaptativa (software): Mantener las actualizaciones de presupuesto, mantener el BEF (Previsión de mejor estimado) para Miami y todos los países locales; Seguimiento de los gastos reales a la facturación.  

  • Seguimiento al equipo de cambio y de TI con respecto a los gastos anticipados.  

  • Acumulación, conciliación y gestión de correcciones presupuestarias. 

  • Asegurar que las compras de equipos de hardware de más de USD $ 5.000 (servidores, computadoras portátiles, teléfonos, mueblería, etc.) estén desglosadas por proyectos vs. negocios habituales (BAU). 

  • Gestión de gastos en Concur for Change y TI: Revisar que la aprobación de gastos está actualizada y correctamente asignada; Volver a clasificar si es necesario.  

 Gestión del presupuesto del programa: 

  • Administrar el presupuesto de los programas en estrecha relación con los informes financieros y los gerentes de programas, informando mensualmente sobre el desempeño del proyecto. 

  • Buscar aprobaciones basadas en límites de cantidad; Asignación de gastos en lo que se refiere a programas.  

  • Gestión de actividades/gestión de programas (Keyed-In): Revisión de hojas de tiempo; Verificar que los nombres de los proyectos y la asignación de tiempo es correcta; Desbloquear hojas de tiempo cuando se requieren actualizaciones; Actualizar los detalles de los recursos (Salario o Costo, Posiciones, Conjuntos de habilidades tal como están registrados en el sistema). 

 Compras:  

  • Gestiona las relaciones de proveedores para todos los proyectos en la categoría de Cambio y TI.  

  • Junto con los líderes de Cambio y TI, esta posición es responsable de crear solicitudes de propuestas (RFP), Solicitudes de presupuestos (RFQ) y Solicitudes de información (RFI) para servicios y productos en el Departamento de Cambio y TI.  

  • Evaluar las respuestas a las RFP, las ITB y las RFQ para las adquisiciones de TI. Ejercer un considerable juicio independiente y experiencia técnica en el desarrollo y clasificación de los requisitos de calificación del proveedor, los requisitos técnicos, siguiendo el lenguaje específico del contrato según el Aviso legal y los criterios de evaluación detallados para cada RFP, RFQ e ITB. 

  • Gestionar inventario de servicios: negociar renovaciones de contratos, hacer ofertas para obtener el negocio de nuevos proveedores, discutir precios y monitorear todos los aspectos de los términos de un contrato. 

  • Investigar, identificar y asistir en la selección de productos tecnológicos necesarios para la entrega de soluciones. 

  • Revisar los costos y ofrecer sugerencias sobre dónde y cuánto material y suministros se deben comprar. 

 Gestión de proveedores, documentación y reportes:  

  • Archivo de gestión de proveedores y repositorio: incluye, entre otros, la gestión de repositorio de contratos (contratos, acuerdos de licencia, órdenes de trabajo). 

  • Gestión y reporte de montos, fechas de vencimiento, asignación de cuentas. 

  • Comprobar si las cantidades están dentro del presupuesto y si hay acuerdos de licencia en archivo. Agrupar archivos por consultoría de empleados o FTE relacionados.  

  • Comprobar si hay nuevos proveedores y completar el formulario para proveedores; Mantener los contratos actuales archivados (con énfasis en las fechas de renovación y el presupuesto). 

  • Revisar los Términos y Condiciones; Expiraciones y cartas de terminación. 

  • Mantener el historial de contratos por proveedor, y los gastos relacionados con el programa y los informes de gastos de capital (SharePoint).  

  • Mantener informes tales como análisis de presupuesto mensual, notas de variación, nuevas compras y renovaciones, informe de hoja de horas para el memorándum de CAPEX, informe de contabilidad de acumulados. 

  • Realizar reuniones con las partes interesadas clave para confirmar la alineación del ciclo de vida del producto. 

The Ideal Candidate

  • Se requiere dominio del español e inglés y capacidad para viajar a EE. UU. hasta el 30% del tiempo 

  • Licenciatura en informática, gestión de la cadena de suministro, gestión empresarial o análisis de negocios. Se prefieren las certificaciones voluntarias, como Certified Purchasing Professional (CPP) o Certified Supply Chain Professional (CSCP). 

  • Se requiere un mínimo de tres a cinco años de experiencia en la adquisición de equipos de procesamiento de datos y telecomunicaciones, suministros y servicios profesionales. La experiencia adicional puede sustituir la educación requerida año por año. 

  • Experiencia en la supervisión de contratos para productos y servicios de TI estratégicos. 

  • Experiencia en la preparación de documentos de abastecimiento, es decir, Solicitud de propuestas (RFP), Invitación a ofertar (ITB), Solicitud de cotizaciones (RFQ). 

  • Conocimientos de gestión de contratos de TI, incluidos los términos y condiciones, para dirigir las discusiones con el personal de operaciones de TI sobre licencias de software distribuidas y de mainframe, configuración de hardware, protocolos de seguridad de TI, flujos de servicios y entregables de servicios profesionales, herramientas de abastecimiento adecuadas, etc. 

  • Habilidad para discutir los términos y condiciones del contrato cuando se reúne con el liderazgo de Cambio y TI. 

  • Experiencia en la evaluación de costos y la negociación de precios de proveedores y suministros, realizando ofertas con diferentes proveedores según sea necesario. 

Bupa

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